De IGK doet zijn werk niet alleen. Stafofficieren maken een groot deel uit van de werkzaamheden van het instituut. En zij hebben een veelzijdige baan. Zo organiseren en bereiden zij onder andere de werkbezoeken van de IGK voor. Na een werkbezoek maken zij een verslag van de bevindingen en worden mogelijke knelpunten gemeld. Daarnaast onderhoudt de stafofficier contacten met instellingen buiten Defensie, zoals universiteiten over de toepassing van trendanalyse en vakbonden over onderzoeksresultaten en IGK-regelgeving. Ook kan het wel eens voorkomen dat buiten reguliere werktijden de IGK vertegenwoordigd moet worden door de stafofficier. Al met al is het een stimulerende, coördinerende en adviserende functie waar elk krijgsmachtdeel vertegenwoordigd is.
Meer dan een instituut
De totale omvang van personeelsleden van het instituut beslaat tegenwoordig ongeveer 35 mensen. Er is een belangrijke rol weggelegd voor het secretariaat. Zij zorgen ervoor dat alles goed gepland wordt. Of het nu gaat om afspraken, vergaderingen of het werk van de staf en de IGK zelf, zij regelen het allemaal. Zonder secretariaat, geen planning.
Beeld: Mediacentrum Defensie, Fotograaf: SM Hilbert Buter
Al zo’n 25 jaar is managementassistente Natasja Bushoff-Van der Flier de drijvende organisatiekracht achter de IGK: ‘Mijn eigen kantoor is een fijne rustige werkplek, ik voel mij er thuis en heb er mijn vertrouwde plekje van gemaakt. De rode vloerbedekking op de trap van de villa symboliseert de warmte van het huis. Ik denk dat gasten dat bij binnenkomst ook voelen. Een aantal collega’s werken er al vele jaren en dat schept een band. Soms deel je lief en leed. De reisafstand telt voor mij ook mee, het is slechts 15 minuten rijden.’
Beeld: Mediacentrum Defensie, Fotograaf: SM Hilbert Buter
Vanaf IGK luitenant-generaal der infanterie Hans Verheijen is Janny Westerhoud-Schoonhoven de managementassistente van de staf IGK. Haar is niets onbekend: ‘De unieke werkplek midden in de rustige groene omgeving vind ik nog elke dag speciaal. Maar wat het écht bijzonder maakt, zijn de collega’s. We zijn een hecht team van betrokken, professionele en gezellige collega’s. Geen dag is hetzelfde, en juist dat maakt het, dat ik dagelijks voldoening uit mijn werk haal. Ik ben sinds 1989 werkzaam bij de IGK en er is sindsdien veel veranderd, maar de kern van het instituut IGK is altijd hetzelfde gebleven.’
Beeld: Mediacentrum Defensie, Fotograaf: SM Hilbert Buter
Cateringmanager Jan Hazelaar.
Ontvangstlocatie
Landgoed De Zwaluwenberg is niet alleen het hoofdkwartier van het instituut, maar ook een evenementen- en ontvangstlocatie. Wanneer er een bijeenkomst is of als er belangrijke bezoekers komen, wordt de catering tot in de kleinste details geregeld. Van koffie met koek tot een volledige lunch of diner: alles wordt met zorg geregeld. Dit maakt elk bezoek speciaal en prettig.
Cateringmanager Jan Hazelaar werkt al 16 jaar op De Zwaluwenberg en zorgt dat alles tot in den puntjes is geregeld: ‘Op De Zwaluwenberg is er altijd roering: vergaderingen, gesprekken, lunches en diners. Ik heb er mijn eigen vertrouwde plek van gemaakt samen met mijn collega’s, waar we soms zeer veel en lange dagen werken. De gasten en bezoekers voelen zich altijd op hun gemak.’
Interview met een stafofficier
Luitenant-kolonel Arie van der Schuit is stafofficier veteranenaangelegenheden IGK. Tijdens een vraaggesprek vertelt hij meer over de werkzaamheden van stafofficieren bij het instituut.
Beeld: Janine Noordhuis, Medewerker Secretarie IGK
Luitenant-kolonel Arie van der Schuit, stafofficier veteranenaangelegenheden IGK.
Wat doet een stafofficier?
‘Als stafofficier bij de Inspecteur-Generaal der Krijgsmacht (IGK) ondersteun je de IGK bij het uitvoeren van zijn vier hoofdtaken: het adviseren van het ministerie van Defensie, bemiddelen voor (voormalig) defensiepersoneel, en optreden als Inspecteur der Veteranen én Inspecteur der Reservisten. We vormen samen de staf die dit allemaal mogelijk maakt. Concreet betekent dat heel veel verschillende dingen. Denk aan het voorbereiden en uitvoeren van werkbezoeken aan eenheden, het opstellen van rapportages en aanbevelingen, het analyseren van binnengekomen verzoeken tot bemiddeling tussen personeel en organisatie, en het vertegenwoordigen van de IGK bij herdenkingen en evenementen. We signaleren knelpunten in de organisatie en adviseren daarover. Het is dus een heel veelzijdige functie.
Voor elk krijgsmachtdeel is er een stafofficier reservist in de staf IGK. De nadruk bij hun taken ligt op werkbezoeken aan reservisten en eenheden die (deels) bestaan uit reservisten. Daarnaast brengt de stafofficier reservist jaarlijks een aantal werkbezoeken aan het bedrijfsleven, omdat veel reservisten ook een civiele werkgever hebben. Ze vormen dus een brug tussen Defensie en de burgermaatschappij.
De taken en werkzaamheden van de stafofficieren veteranenaangelegenheden wijken af van de andere stafofficieren. Zo houden deze stafofficieren zich bezig met de werkbezoeken aan veteranenorganisaties. Ook krijgen zij alleen verzoeken tot bemiddeling toegewezen die specifieke kennis van de veteranenwereld vereisen. Ook ondersteunt of vertegenwoordigt de stafofficier de IGK bij veteranenbijeenkomsten, bijzondere ontvangsten op de Zwaluwenberg en bijvoorbeeld tijdens de Nederlandse Veteranendag.’
Kun je iets meer vertellen over die werkbezoeken? Hoe verlopen deze?
‘Ja, die vormen een belangrijk deel van ons werk. Werkbezoeken worden altijd met de IGK uitgevoerd. Er zijn verschillende soorten werkbezoeken: in binnen- en buitenland, bij veteranenorganisaties of aan het bedrijfsleven. Er zit veel voorbereidingstijd in. Zo’n zes tot acht weken van tevoren voeren we al een voorbereidende bespreking met de commandant van de eenheid. Twee weken voor het bezoek bereiden we het dossier verder inhoudelijk voor, inclusief het schrijven van een zogenaamd ‘fiche’ met de belangrijkste punten. Dit wordt uiteraard voorbesproken met de IGK.
Bij de voorbereiding legt de stafofficier de nadruk op werk- en leefomstandigheden, thema’s uit het jaarplan van de IGK, gesprekken met het personeel en de commandant op de werkvloer en het opvangen van signalen. Na afloop schrijft de stafofficier het verslag, dat vervolgens gedeeld wordt met de IGK en de adjudant. Waar nodig wordt het verslag aangepast en gaat het uiteindelijk via een aanbiedingsnota naar de IGK voor ondertekening. Uiteindelijk gaat het verslag naar de bezochte eenheid. En natuurlijk komt er ook een korte tekst voor sociale media en een bedankmail aan de commandant.’
Hoe ziet een gemiddelde dag eruit voor een stafofficier?
‘Dat hangt natuurlijk af van de lopende werkzaamheden. Elke maandagochtend beginnen we met een stafvergadering waarin we terugblikken en vooruitkijken, gevolgd door een coördinatieoverleg waarin binnengekomen verzoeken tot bemiddeling besproken worden. Eens per maand hebben we een intervisie met alle stafofficieren.’
Is het werk geschikt voor zowel militairen als burgers? Of is het ene beter dan het andere?
‘Beide kunnen dit werk uitstekend doen, mits ze de organisatie goed kennen en een sterk netwerk hebben. Militairen hebben vaak het voordeel dat andere militairen soms liever met hen spreken. Die vanzelfsprekende verbinding is er met burgermedewerkers iets minder. Burgers blijven daarentegen vaak langer op hun functie, waardoor zij op termijn een stabiel netwerk kunnen opbouwen. Een mix van beiden is in de staf dan ook waardevol.’
Hoe lang blijft iemand gemiddeld stafofficier?
‘In principe is de plaatsingsduur drie jaar, net als bij de meeste militaire functies. In de praktijk blijven veel mensen wat langer, zo’n vier jaar gemiddeld.’
Tot slot, wat is volgens jou het leukste aan deze functie?
‘De afwisseling. Je krijgt echt een unieke inkijk in de organisatie, van werkvloer tot de defensietop. Daarnaast kun je iets betekenen voor mensen, vooral bij bemiddelingen. En het feit dat je bijdraagt aan het advieswerk van de IGK maakt het werk inhoudelijk heel relevant.’